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领导如何管控员工工作,用观辰OA解燃眉之急

作者:观辰软件发布时间:2011-11-07编辑:观辰管理员更新时间:2011-11-07 13:51

您的企业现在面临以下问题吗?

  1. 经常有员工抱怨:工作忙起来,忙得要死,闲起来的时候,闲得发慌!

  2. 安排员工去做的事情,员工总是一拖再拖。询问拖延的原因,员工支支吾吾的。

  3. 大多数员工不知道自己第二天要做的工作内容,等待领导的安排,安排一点做一点。

  4. 领导一旦不在公司,员工就变得无事可做,领导头疼无法遥控安排任务。

  5. 企业办公用品经常重复购买,或公用变为私用。

  6. 想组织部门员工开会的时候,经常发现会议室总是被占用的。

  7. 每到月底传真机响个不停,各地分公司纷纷向总公司传财务报表。

  8. 每天办公桌上都会有一大叠的文件需要去签字,没有领导的签字就不能去执行。

  9. 员工请假、休假、报销等单据太多,需要每级领导审批,员工疲于跑签字。

  10. 各部门之间经常发生摩擦,互相指责工作不到位。

……

或许您的企业还有更多问题,但归结到一点都是属于企业管理上出了问题。如何解决以上企业管理问题呢?观辰软件提供了全套的解决方法,以解企业的燃眉之急。

观辰软件在充分调研了中国企业内部的管理问题后,结合最先进的管理理念,打造出的观辰OA协同办公系统,该系统既有精细化控制的深度也有管理应用的广度,从下图我们可以全方位的了解到观辰OA中强大的管控功能。

工作协同和管控

计划、任务和报告是观辰OA协同办公的核心功能,我们称之为协同三剑客。掌握了协同三剑客,就可以将日常工作事务处理得井井有条。企业的各种日常事务虽然千差万别,但总结起来都具有两大管理特征:“事”和“时间”。简单地说,即要求事情要不但要做好,还要按时完成。多维协同管理的基本思路就是以“事”和“时间”两条主线为基础来组织和管理日常事务,并辅以多种视角的核查、总结和统计。作为管理者来说,最关注下属以下两方面的情况:一是下属每天都做了些什么?二是下属负责的事情进展情况如何?为及时了解这两方面的情况,管理者往往要求下属每天上交工作日报。但往往事与愿违,下属的工作日报总是敷衍了事,领导看到的都是一些套话和废话。多维协同管理的出色之处就在于理论与实际的完美结合,让管理理念能够真正在企业管理中运用起来,观辰管理顾问团队多年的管理实战经验在这一点上得以充分体现。计划、任务和报告概述计划是以“时间段”为主线来进行管理和控制,从计划上可以清晰的看到在该计划的时间段内发生的所有事项。一般用法为事前计划并事后总结,但考虑到实际情况,也允许事后补做计划。计划分为:日、周、月、季、年,一共五种计划,其中日计划带有安排性质,即兼具了日程安排的功能。下属指定计划并按时总结,上级查看下属的计划,并进行点评。任务是以“事”为主线来进行管理和控制,一件要做的具体的事情就是一个任务,从任务上可以清晰地看到整个事情的来龙去脉:谁负责、何时开始和结束、那些人参与、阶段进展汇报、事后总结等等。上级可以查看到下属负责的任务,并可以对任务进行点评。

图一:领导分派任务给下属,下属把任务分解到三天的日计划安排中。

图二:下属通过查看工作清单,看到自己一个整体的工作安排情况。

报告是从多个角度来总结和分析一段时间内的工作情况,报告的视角多样、境界高于计划和任务。报告是超脱于具体的时间段和事务,从纵览全局的角度来进行总结和分析。上级可以查看到下属的报告,并可以发言来表达自己的看法。总结起来就是,以计划的“时间段”维度和任务的“事”维度的二维管理模型为基础,辅之报告的多维度俯瞰式管理,就形成了观辰的多维协同管理实施战略。

部门协同和管控

在企业中行政部和人事部是必不可少的部门,它们在企业中处于桥梁的作用,协调处理部门之间、员工之间的冲突,合理分派企业资源,并带动企业文化在企业中发酵。在观辰OA协同办公系统中主要有会议管理、车辆管理、物品管理、后勤服务等功能模块都是为了实现办公事务的自动化处理。通过OA办公系统中的电子审批改变企业传统纸质审批流程模式,企业内外部的收发文、公告通知、员工请假、报销申请、物品借用与领用、会议通知等均采用电子起草、审批、执行等电子化流转方式,真正实现无纸化办公。

知识文档管理和企业文化交流

知识文档管理是企业对其所拥有的知识资源进行管理的过程,其核心的管理对象是知识;解决企业中存在的大量规范制度、文件、档案、资料等各类文档的管理,实现统一存储与共享,方便员工查找相关的资料。企业文化要通过企业全体员工有意识的实践活动体现出来,是企业团体观念意识和进取心理的外化。企业团体意识的形成使企业的每个员工把自己的工作和行为都看成是实现企业目标的一个组成部分,使他们对自己作为企业的成员而感到自豪,对企业的成就产生荣誉感,从而把企业看成是自己利益的共同体和归属。因此,他们就会为实现企业的目标而努力奋斗,自觉地克服与实现企业目标不一致的行为。

结束语

软件为企业管理提供了便捷的工具,但是否能够有效运用,还取决于使用工具的人。以观辰管理顾问多年的实施经验来说,一种新管理模式的推广运用都不是一件简单的事,这需要企业从上层到基层各个方面的配合和努力。要用好任务和计划功能,除了贵在坚持之外,还需要建立起有效的沟通和反馈机制。换句话说,下级要坚持写计划和任务,上级也一定要抽出时间来点评下级的计划和任务。只有建立起这样一种良性的循环,上下级之间的沟通障碍就会自然消除,管理也会顺利自然地变得简单起来。

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