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企业OA选型六大误区

作者:计世网发布时间:2011-07-05编辑:观辰管理员更新时间:2011-07-05 14:19

随着企业信息化进程迅速发展,OA软件迅速普及,媒体和厂商都在大力宣传,各种概念、观点、产品纷至沓来。国内很多企业实施了OA项目,相关产品也应接不暇,但在选与被选之间总有诸多"不对称",以致背道而驰,难于"双赢"。那么企业如何正确认识OA?在OA选型中存在哪些误区呢?

误区一:认为OA就是行政办公,就是收发文。

在OA刚刚出现的时候,政府和事业单位的确是OA的主要用户,OA还没有进入企业。所以人们认为OA并不能解决企业管理层关心和控制企业运营过程中关键业务过程的作用,也没有帮助员工有效的辅助到他们的日常办公。但是伴随着OA的逐步发展,企业成为OA应用的广泛对象,OA也不再停留在传统的收发文系统或行政办公系统,OA发生了质的变化。OA作为办公系统,它需要结合不同的部门和岗位、人员,成为他们的个性化的办公系统才有生命力。对于管理层来说,办公审批(不仅指公文,更多的管理流程和业务流程的审批)以及员工输入的数据汇总为不同权限的报表就是他们的办公系统。对于其他部门来说,他们除日常行政办公支持外,更需要他们的日常的业务流程的审批(如采购流程,合同审批,出差,借款,资金的审批),这些资源与信息的协同运作,才能构建适合现代企业运作和应用的协同办公OA产品。

误区二:认为OA只是文件的审批和管理。

事实上OA不仅仅是文件的审批和管理,关键是作为企业管理软件进行企业管理最终一定要跟财务发生关联,才能最大化发生作用。比如:在OA的应用企业中,很少企业抛弃报销,借款,付款等审批流程。因为报销与手工实现的方式有根本性的变革。手工审批各审批环节都需要手工签字才能逐步走到下一个环节。而电子化报销流程的好处是把管理和财务的职能进行了区分,作为审批层主要是关心该事务允不允许发生,允许发生多少。而财务的职能是判断该事务发生的凭证(发票)是真的还是假的,是不是超过财务报销的标准。所以电子化流程是电子单据和凭证分别走,凭证只需要财务审核就可以,管理层通过电子单据填入的数据作为审批依据进行快速审批,不用在凭证上审批,这样可以支持领导远程报销审批,当然电子化审批流程需要从技术上能提供方便的报销依据供领导判断和审批,这样可以快速解决员工财务费用报销流程处理复杂困难的问题,很多企业是通过首先应用财务报销流程推动公司整个流程的应用。

误区三:认为OA很简单,是ERP的一部分,从属于其他系统。

OA的管理思想与ERP完全不一样,ERP主要注重在物料,物流,资金的管理,是以结果为导向。OA与ERP的发展思路和管理思想完全不一样,OA注重对人和过程的管理,通过管人来管理具体的事务,这些事务每天都可能在变化,所以OA强调灵活性和协同性。因为企业人与人之间的协同是需要流程来规范。所以OA的核心是以人力资源为核心(人力资源主要是进行权限和安全体系的控制),以工作流为血脉的核心平台,在该平台上再搭建其他的应用功能模块,同时OA的牵涉的范围比ERP要广得多,涉及到各个部门的应用,所以不同用户,不同权限的人进入OA系统看到的都是与他们工作相关的信息,没有权限的信息都看不到。在管理层桌面汇总员工平时工作信息生成统计报表为管理提供决策支持,以及所有审批的信息都汇总到管理层桌面。同时管理层也可以通过宏观数据监控和查询到微观数据。所以OA现在的发展趋势是成为协同管理平台,作为管控内部资源和外部信息交流的平台与ERP构成了企业信息化的基石。

误区四:认为OA的终极目标就是手工转为电子化。

协同OA作为一个管理软件,一定要把一些先进的管理和设计理念通过软件进行固化来为企业管理提升价值,否则为了电子化而电子化对企业没有太大的管理价值。手工转为电子化只是OA的第一步,对管理层来说,企业实施OA是需要花费很大的人力,物力,财力去实现,关键是引入软件这一工具来对管理进行变革以适应外部的竞争和企业发展。

误区五:认为OA实施很简单,只是信息部门的事情。

OA作为管理软件,最终应用到企业,软件只是一个工具,关键靠人去用,企业应用深度与否取决于企业领导层重视程度,以及配套的管理制度保证和供应商的服务能力,两者缺一不可。仅仅通过信息部门或者某一个部门去推动,最终只会导致在整个公司应用的失败。同时供应商一定需要有丰富的实施应用经验来帮助企业推进项目实施进度和规避实施风险。所以对于供应商的选择不仅仅是产品。当然光有快速反应能力没有解决问题的能力也是不可以的。所以在选择供应商时,建议选择专业定位于OA的有过众多成功案例的厂商。

误区六:认为OA马上就可以见到效果,认为上OA可以一蹴而就。

OA是一个系统工程,需要整体规划,分步来实施,关键是企业需要把目前最迫切,最关键,见效最快的需求先提炼出来,在此基础上逐渐加深应用,然后在扩展新的需求。目前很多企业对OA的选型有很大的局限在于认为满足现在的需求就可以,其实OA的深度和广度可以很深很广,很多企业因为对OA的规划不了解,所以导致OA在应用过一段时间以后遇到瓶颈。建议企业前期需要规划好,然后按照企业实际需要在今后几年在加深应用深度的基础上,分步实施需要的功能。

企业信息化是企业发展的必经之路,推广和实施OA,根本目的不仅是帮助企业建立一套完整的信息化管理系统,更重要的是透过先进的管理思想和方法实现管理的提升、业务的改善,促进企业制度与文化、人与组织的和谐发展。这就决定了企业在OA或OA的选型过程中必须立足企业的实际需求,转变以往的思维方式和观点,从OA真正在企业信息化过程中发挥的重要作用出发,从企业战略出发,选择企业所需要的OA系统。

 

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