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OA协同办公系统实施成功关键:第一时间发现问题

作者:观辰软件发布时间:2011-06-17编辑:观辰管理员更新时间:2011-06-17 13:03

  很多企业初上OA协同办公系统时,难免会出现一些问题,比如系统问题,管理流程上的问题,操作上的问题等等,如果出现的这些问题没有第一时间得到解决,时间一长企业员工就有了抵制心态,不愿意再用了。员工会说:“OA太过于复杂,增加了我们的工作量。”或者说:'这套OA并不适合我们。”更多的员工会认为:企业上OA协同办公系统是为了监控自己工作,所以第一反应就是抵触。因此观辰软件认为:OA是否能实施成功,关键在于能否第一时间发现问题,并能在最短的时间内得到解决。
  作为企业内部的项目负责人,该如何即时得到反馈信息,进而反馈给观辰软件的实施顾问。观辰软件给出以下二步解决方法:
  1、问题的发现与汇报在OA协同办公系统实施过程中,更多的时候是一线员工发现问题。但是,糟糕的是,很多一线员工发现问题时,不会主动向上级汇报问题,而是放在一边,不管他,或者自作小聪明,不按照系统说明就把它忽略掉了,又或者是积累了一堆问题才向上级汇报。
  所以,作为企业内部的项目负责人,是有必要采取一些措施,让一线员工第一时间主动汇报问题。
  在问题反映上,项目负责人可要求员工从写日记开始。
  在OA实施或者刚开始项目运行阶段,在项目管理中,要落实日报制度。也就是说,要让一线员工养成“写日记”的习惯,每天下班前,要把今天OA协同办公系统运行过程中遇到的问题一一写出来,然后发邮件给负责人。在写日记的过程中,最好能够留下证据,如问题的截图等,以便与处理问题时,能够重现问题的场景。
  写日记可以当作一项管理制度来做,要求一线员工每天必须写,不管有没有遇到问题。没问题就直接在日记中写没有问题,有问题的话,则要把问题描述清楚。另外,对一些发现问题的员工,根据其发现问题的重要性不同,还可以给予不同的奖励,以鼓励他们“多发现”问题、多汇报问题。如此,他们就有可能拿着放大镜去审视系统,如此,对于系统的改进与完善是非常有帮助的。
  写日记的习惯,随着系统实施的稳定,我们可以改变成写周记、写月度总结等等,一直可以延续下去。
  2、分析问题,解决问题发现问题不是我们的本意,解决问题才是我们最终的目标。
  (1) 对问题的分析要彻底、透彻。
  当我们发现问题时,还不能把这些问题直接交给外部的OA实施顾问解决。企业内部的项目管理人员还要跟发现问题的责任人进行沟通,了解问题发生时的情景,分析可能存在的原因。然后,才能把问题跟这些调查情况一起发给顾问,要求其帮忙,协助企业解决这些问题。企业分析问题时,调查的越清楚、分析的越透彻,则他们解决起来越快。
  而解决问题的速度对正在使用OA协同办公系统的用户来说,是非常重要的。一个问题处理时间比较长的话,会影响平时的日常管理工作。
  (2) 把问题真实的反映给OA实施顾问。
  内部项目管理人员把问题跟相关的调查情况汇总后,要及时的把问题反馈给外部顾问,让其帮忙解决。在反馈的过程中,不可避免的会产生一些误解。这就要求内部项目管理人员在反映问题时,不要带有个人的感情色彩,而应该客观的反映问题,把出现问题的最真实的情况,反映给顾问。
  在必要的时候,内部项目管理人员还要牵桥搭线,让OA实施顾问或者技术支持人员直接跟问题责任人进行对话,让他们直接沟通,以便让顾问了解问题的本质。
  当遇到比较复杂的问题,还可以要求OA实施顾问上门辅导解决,或者通过远程连接工具来解决。

 

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