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OA架起企业异地办公的沟通桥梁

作者:观辰OA发布时间:2011-09-13编辑:观辰管理员更新时间:2011-09-13 14:35

一、引言

不少的集团化企业在全国各地都设立了分支机构,在没有OA系统的时候,基本上都是通过电话,传真,发邮件的方式来进行沟通。经常发生一份财务审批报告从提交开始到最后总经理签字审批结束,拿到审批结果的时间可能已经相隔半个月之久了。在这半个月的时间内如果又发生异常情况,报告需要重新制作,提交人又重新提交了一份报告出来,如果没有良好的办公工具,总经理如何应付这让人繁杂的事务?

观辰OA办公自动化系统采用B/S架构模式,让分布在各地的分支机构与总部采用异地协同办公的方式工作。有了OA办公自动化系统,加强了机构与机构之间、员工与部门、部门与部门之间的协作与沟通,将散落在个人、部门的信息进行集中管理和有效利用,从而达到提高工作效率、降低劳动强度和办公事务运行成本的目的。

在观辰OA办公自动化系统中发挥着巨大作用的就是:公文管理和审批流程管理。

二、实施OA系统后的应用效果

实施OA办公自动化系统后,日常办公都可以通过OA办公自动化系统基本实现了无纸化、数字化,OA系统的推广应用促进了生产、销售信息在集团内部高效流动,从而提高了整个集团的办公效率,增强了集团竞争力。

办公自动化系统的实施应用效果,主要体现在以下几个方面:

1、利用现代信息技术,通过计算机实现了办公信息电子化,极大地提高了办公效率;

2、所有公文收发、阅批件等办公信息的报送通过系统实现,不同职能管理人员根据授权通过计算机完成其相应的分工、减轻了劳动强度、提高了管理效率;

3、节省办公开支。系统的实施实现了集团内异地部分之间办公流程的无纸化,取消了许多纸型文件,大量节省了传统办公费用和人工在集团各地内递送的繁重劳动,节省了办公成本;

4、实现文档一体化。通过文档一体化接口实现了信息一次输录、多次利用,达到了信息共享,提高了信息利用率。

三、OA系统中公文审批功能的实现

1、需求分析

在集团内部,销售人员经常会向上一级管理机构申请针对个别用户的特殊价格的申请,在没有OA办公自动化系统之前,普遍采用打印文档后通过传真递交各环节进行审批流转,这种运行模式存在流转周期过长、办理效率过低、打印成本过高等缺点,也非常不适应集团的高效工作管理需求。

为满足这方面的业务需求,急需利用OA系统中的审批流程来满足用户的业务需求。

2、模块功能

在OA系统中公文审批中的工作流程中的审批节点可由企业的具体审批过程来设置。

例如:从分公司业务员提交文档开始,先到部门经理审批,部门经理给出同意审批意见后,又流转到分公司老总处给予审批意见,分公司老总同意后,再流转到集团销售部总监审批,集团销售部总监同意后,才最后流转到总经理审批。

在流程中各个节点的操作权限都可以根据集团中的审批人员职务高低来设置。如果集团销售部总监有最后的决定权,那么审批流程只要到集团销售部总监处就可以得到结果。并且各环节审批意见可以通过流程跟踪来查看。

在观辰OA办公自动化系统中考虑到集团高层领导会经常视察各地分支机构的运营情况,并不能第一时间作出审批操作,所以,可以通过设定委托人代为审批来解决这个问题。

3、应用效果

通过公文审批流程,彻底让审批无纸化,动态跟踪和实时监控活动的全过程,并能迅速反馈公文流转申请的总体情况,简化办理流程,加快申请流转速度,从根本上提高了相关事宜的办理效率和质量,极大方便了业务人员的工作。

四、结束语

通过OA办公自动化系统不仅能实现无边界办公,还能达到提高办事效率,降低办公成本,并且实现对公司文档的高度规范。

 

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