CRM系统对企业来说主要体现在：企业如何营销、企业如何销售和企业如何进行客户服务三部分组成，毋庸置疑这些是围绕着客户所展开的。本文以观辰CRM系统中客户管理这个模块为例，来谈谈客户数据信息的五要素。
要素一：客户名称和助记代号
在实际工作中，为了方便查找用户信息，在录入完整的客户名称后，可以再填写一个助记代号，一般是以用户公司名称中的拼音第一个字母组成，例如观辰软件，助记代号可以写为：gcrj。在客户列表中可以通过助记代号来查询客户信息。特别是在某些关联动作中需要选定客户时只要输入助记代号就能显示出客户全称。
要素二：行业类别
企业不同的客户分别属于不同的行业类别。在相关报表分析中，可能需要根据行业来进行分析。如某家企业可能是一个外贸型的企业，其客户非常的繁杂。有五金企业的、也有机械机电的、园林工具的等等。但是，不同的行业其利润水平会有很大的差异。在数据分析中，可能需要将其分开来统计。如需要通过各个不同的行业，其销售额的多少；不同行业的利润水平，等等。在我们的市场营销中制定针对某个行业的设计针对性强、效率高的市场推广活动时，可以通过系统中客户所在行业份额多少作为依据从而选择出正确的行业，避免发生大投入少收益的情况。
要素三：客户来源
还是与我们的市场营销有着密切的关系，通过做各种市场营销活动，我们获得了大量的客户信息（确切的说是：潜在客户信息），例如有些客户来自于展会，有些客户来自于渠道，有些客户则来自于网络平台（如阿里巴巴）。然而企业使用这些平台并不是免费的。如展会、网络平台等等，企业每年都需要为此付出不少的代价。为此企业管理者就比较关注，自己的客户主要来自于哪个平台。如主要来自与阿里巴巴网络平台，那么在下一年的预算中，可能会加大这个平台上的投资。如果连续三年没有从展览会这个平台获得客户，那么管理者就需要重新评估，这个平台对企业的价值。要么重新调整展览策略，要么就是在下一年中不在这方面进行投资等等。
可见，在实际工作中，根据客户的来源，对数据进行分析也比较重要。管理者一般比较关注，自己某个年度的客户主要来自于哪个平台；各个客户的销售额分别占多少；利润有多少等等信息。这些信息能够为他们进行后续的决策提供数据上的支持。
要素四：客户类型
除了客户行业管理外，企业对于客户的种类也需要控制。一般是分成二类
一类是直接客户。用户从某个市场活动中获得企业信息，并直接与企业产生交易，这类客户就是直接客户。
二类是渠道客户（渠道商）。渠道商是企业在全国各个城市设置的产品代售点或者是代理商。目的是推广产品，打开销量。
直接客户与渠道客户存在本质上的区别，所以在建立客户档案是必须进行客户类型的区分。
要素五：客户等级
企业往往会对客户根据利润或者回款情况，将其分为三六九等。然后根据客户登记的不同，在后续采取不同的策略。如客户等级高，可以优先安排产与出货、可以适当放宽信用条件、可以给予更多的折扣等等。当然这个客户的等级，也需要客户自己来争取。如客户的销售量达到一定的程度，或者回款情况比较及时，则可以根据情况适当提高客户等级等等。
采用客户等级进行分类也是为了以后进行更好的客户服务。