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谁更喜欢信息化?

作者:庄瑞强发布时间:2011-09-17编辑:观辰管理员更新时间:2011-09-17 14:31

近几年来,企业信息化越来越成为一个热门的公众话题,越来越多的企业,也纷纷将目光投向此处,都希望在越发激烈的市场竞争中,能够依靠传说中的信息化手段提升自身的竞争力,逐鹿中原。但反观各企业信息化系统的实施情况,越来越多的实施项目数量和相比而言少得可怜的成功比例,使我们不得不反思,原因何在?

笔者一直以来都从事企业信息化系统的选型和实施工作,纵观本地企业的信息化进程,最明显的一个问题就是系统实施的配合度差,软件无法在企业软着陆,从而无法顺利施行,使得系统无法成功上线运营。那么,为什么会出现这种情况呢?

下文中我们从工作者,即信息系统基础组成部分的操作和执行者的角度来分析,信息系统的实施中,员工情绪或者说态度的重要性。或者说,谁更喜欢信息化?

我们知道,一般而言,企业信息化主要指管理信息化,那么,企业的基层员工是怎样看待这样东西的呢?

我们来看一个普通的基层员工是怎样开始接触我们所谓的信息化进程的。首先,作为没有什么太多基础的一线管理人员,在信息化建设的初期需要经过必要的培训和学习,这期间既要学习很多新的知识和操作规范,又必须坚持完成自己原有的工作内容,这就使得他在原本的工作基础上还需要花费很多的精力来学习信息化的管理模式和操作方法。如果他本身能够比较清晰地意识到管理信息化的一个重要内容是提高他的工作效率和减少工作强度,这个过程本身也是对他能力的一个提升,也许他会比较配合,但在实际运作中,负责实施的领导者往往并没有获得足够的理解,或者说并不重视员工是否能理解,这时往往第一步的隔阂就开始出现了:我们会发现,这些一线人员对于信息系统的施行是抱着一种漠视甚至敌视的态度,由于实施团队往往具有比较大的权限,所以他们只能被迫地执行。关于这一点,笔者与相当多基层操作人员有过多方面接触,深有感触。但是事实上,如果能够在实施过程中,特别是作培训的时候,正确地表达信息化对于普通用户的意义,大多数人是乐见信息化系统的顺利实施能够为他们带来好处的。这中间,基层管理、中层管理的认识和沟通尤其重要。如果信息系统得不到中层和基层人员的认可和理解,则阳奉阴违也就不可避免了,这时,再严苛的惩罚也阻止不了员工的抵触行为。曾经有一位操作人员有这样一种言论:“我们现在有六个人,但是我们头儿跟我们说实施完系统,提高工作效率后,只会留下三个人,其他的都得走人的。”不能否认这位主管说这话时可能是基于督促员工努力工作的目的,但很明显早年的一些宣传使得‘信息化能减员增效’已经深入人心,大家都觉得增了效,接下来肯定就是减员了,包括很多系统厂商的营销和实施人员也是这样对客户鼓吹的。却很少有人对因此可能引起的问题有所警惕。

普通员工是不会有太多的考虑的,从员工的角度试想,如果你让员工做的工作的成果有可能导致他或他的同事失业,那员工怎么可能会尽力配合?更何况这些工作明显地增加了他们的工作量?那么,为什么会出现这种问题呢?

很显然,原因之一是在推行系统实施的时候项目经理往往采用“一把手工程”的作法,即在充分支持和授权后强力推行。因为“一把手作用”的强劲推行力,往往在推行过程中效果比较明显,这就可能使实施人员产生错觉,认为系统实施已经到位,从而忽略了很多原本不该忽略的问题。如人员到位情况、数据审核及执行的有效率和运行情况、系统及人员培训情况等等。直接导致许多项目只要实施人员一撤,很快就无法正常地运行下去的情况,造成项目失败甚至更严重的后果。一般情况下,经验比较丰富的项目经理及实施顾问很少有人会提出“一把手工程”这样的说法,只会适当地应用“一把手效应”,所谓“一把手效应”,主要指在实施过程中运用企业一把手的关注度来引导企业信息化建设中的制度化进程。同时,在系统运营的初期阶段,也需要借助“一把手关注”来加强系统的执行力度。但这些并不能绝对保证系统的正常施行,相反只能作为一种督促手段。在并不了解系统运营的情况下,一把手往往除了给予相应人员足够的权限外,很难对一些事情作出正确的判断。

所以一把手的支持并不能取代基础操作人员的态度,一个过于硬性的要求可能会在短时间内得到良好的施行,但绝不会长期得到良好执行。所以我们都知道,让基层人员喜欢信息化是系统能够真正成功上线的基本要求。

原因之二,是系统厂商往往以乙方自居。作为商业合同的双方,甲乙双方存在天然的博弈和漠然。乙方往往并不把系统长期良好运营作为基本目标,而是以合同付款为基本目标。这时,制订的流程是否符合甲方的实际运营、甲方人员的运营培训是否透彻、人员是否真正熟练掌握相应的知识等等都在“一把手工程”的光环掩饰下被大多数人无视了。这时,问题还能避免吗?

笔者最近经历过一个事情直接反映了这种现象,一个客户企业(这里非指乙方,笔者是以总部支持人员的身份介入),整套系统已经基本完成实施,包括流程、数据、培训这些都已经完成了,在实施人员在现场的情况下倒也能运营起来。但有一个细节由于实施人员和企业相关人员的疏忽而没得得到重视,就是该公司由于各种原因,本阶段的人员流失率居高不下,特别是基层员工更是达到了40%以上,这使得许多得到培训的基层操作人员在工作交接、培训上面出现了严重的断层。从而导致系统的最终没能正常使用。经过调查,出现这个问题的起因是一个非常“可笑”的小事件,一位准备离职的仓库管理员在被问及离职原因时,说:“都听说上了系统后人员会精简,所以还是趁现在找好下家,先跑吧。。。”。那么这件事,真的可笑吗?首先甲方由于经验不足,未能提前预计到这类情况的发生,所以没有充足的准备,甚至未能真正地意识到这种情况的严峻,而乙方,则根本无视这种情况,未能把这件事提高到足够的高度。最终的后果就是导致系统未能健康运行,流程陷入混乱,以失败告终。

其他诸如“一把手”的反作用、流程执行不严谨、数据处理审核不良等因素不一而足。

综上所述,谁更喜欢信息化表面看是一个判断,但直接透射出系统实施的健康与否。那么,怎样让员工喜欢信息化呢?

窃以为,减少强制推行、加强宣传、政策奖励、严格执行是必不可少的。只有执行者意识到信息化的好处了,系统、流程,一切才能得到真正的执行。

 

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