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管理者与信息化

作者:互联网发布时间:2011-09-13编辑:观辰管理员更新时间:2011-09-13 14:33

一直以来,提到企业信息化,人们关注的通常都是硬件设备的购置和软件系统的构建,所以在各种信息化论坛和各种学术期刊中,大多数文章关注的重点都是管理信息系统的构建和实施,而管理者对管理信息系统的作用却少有提及。

产生这种情况的原因,笔者以为主要有两个:一方面,最先认识到信息技术能够提高管理效益的是IT从业人员,他们是最早开始探索将信息技术应用于经营管理领域的人,他们关注的重点自然就是如何构建能够应用于经营管理的信息系统;另一方面,随着时代的发展,市场上出现了以生产管理软件为产品的公司,它们为了能够生存,需要不断的宣传和寻找客户。纵观整个管理信息化发展的进程,尽管现在管理信息化和ERP等名词已不再是人们所陌生的事物,但以ERP为代表的管理信息系统的应用始终都有不小的困难,影响了其提高企业管理效益的作用,有一些ERP的实施和应用甚至以失败告终。笔者以为,忽视管理者在信息化进程中的作用是重要原因之一。

一、充分深入地认识信息化

要理解管理者对管理信息化的重要性,首先要充分深入地认识管理信息化。

1 企业信息化的财务分析

企业购进管理信息系统,财务上有经费支出,那么这笔经费在会计中是怎样处理的呢?

咨询多位会计人员,得到的回答是:如果金额少就直接记入管理费用账户;如果金额大,则先入固定资产账户,再按年限(一般是五年)每月计提折旧,扣除抵税的部分,剩下的也都转入管理费用账户。由此可见,购买管理信息系统增加了企业的管理费用,也就是说管理信息化导致企业管理成本增加。因此,信息化与管理工作之间有着非常密切的关系。

2 企业信息化的职能分析

信息化的职能分析,即分析信息化是怎样提高管理效益的。信息化的表现是以ERP为代表的各种信息系统被运用到企业的各个职能部门。

对于管理者而言,不论有无信息系统,他都要进行计划制定、业务监督、业绩考评等工作,即通过对企业业务实施管理,为企业创造利润。同时,管理者特别是中低层的管理者也是业务创新的直接参与者,有时甚至是新业务的缔造者。所以,管理者最清楚自己需要收集哪些数据,又需要使用哪些数据,这些数据又应当以怎样的形式呈现出来才便于使用。通常数据以报表的形式出现,是最方便使用的。

信息技术在数据处理上的高效率,自然就被用来帮助管理者收集、处理数据以及编制报表,因此就产生了最初的以信息技术为基础的信息系统,即报表系统。当重新设计企业的业务流程时,即BPR,多米诺骨牌效应导致相对应的信息系统需要重新设计。因此,BPR也总会包括信息服务。

由于网络技术的发展与应用,现代信息系统又增加了通讯功能,使得管理者沟通的效率也大大提高了。

所以,管理信息系统本质上是管理者提高工作效率的工具,这个工具是以信息技术为基础构建的;而信息化的本质就是让管理者使用这个高效工具完成管理工作。

二、管理者能够促进信息化现实的基础

信息技术的飞速发展,使得以企业经管理为主要职责的管理者能够使用管理信息系统这样高效的工具,主要体现在下面五个方面:

1 硬件价格在不断降低而性能在不断提升

在消耗一定的情况下,计算机的处理速度每18个月就要提高一倍,也就是说,此时出产的计算机,18月后只能卖现在一半的价格。

另一方面,计算机的外围设备已越来越多地嵌入微处理器和软件进行控制以达到智能化和高性能的目标,人们也常常将原属外围设备或外围设备控制器的部分功能直接设计进CPU,这也使得计算机的成本降低而性能改善,同时还让计算机的体积大大减小。

所以,现在市场上时时都有计算机降价消息,用3000元人民币就能选择一款性能良好的台式机或者一台商务笔记本了。这就使计算机有条件成为管理者日常使用的工具了。

2 出现大量的用户友好软件

用户友好指的是计算机软件使用更简单、直观。用户友好并不是说应用软件功能简单,而是指应用软件经过精心设计,使得不同层次的用户都能使用。

通常用户友好应用软件都有以下特征:

(1)引导性的人机对话,指导用户输入什么数据、数据格式和类似的问题。比如ACCESS,用户可以按照向导提示建立数据库、设置各种查询条件。

(2)命令下拉式清单、菜单和图标。用多种方法可以完成同一个操作,给新手以指导,同时可以让用户使用快捷操作,更有效率。

(3)模板和表格。这个在大家最熟悉的很多软件中都有,比如WORD和EXCEL,用户可以在模板中为文档或表格设置好固定的内容、样式、自动图文集、用户界面以及宏命令等,那么以后基于该模板,新建的文档或表格就会自动具有这些属性了。

(4)上下文环境的帮助。在用户遇到困难时提供帮助,即计算机必须跟踪用户,知道用户在什么位置有特殊请求。很多应用软件提供了调试和单步执行的追踪功能,比如VF和VB。

现今对于大多数办公室人员,计算机都发挥着重要作用,用户友好的计算机使用界面意味着更多的数据能被充分使用,从而使管理者更好地制定决策。

3 网络资源日益丰富

与经营决策有关的信息资源通常与企业的生存环境有关,最典型的就是越来越多的公司将自己的供求信息发布到网上,此外,有许多重要的商业数据库可以提供有关任何主题的信息。因此,利用日益丰富的网络资源能够使管理者的工作能力和效率都大大提高。

4 国内管理软件也逐渐成熟

评价管理软件是否成熟的指标很多,其中软件功能与企业业务的高度集成、以及技术与应用的结合度,无论在何时何地都应该是不可忽略的重要指标。仔细研究计世资讯发布的《2009年中国管理软件发展报告》,笔者发现报告内容能够用来分析这两个重要指标。

(1)目前不论是国内还是国外的管理软件,其应用范围均已从企业内部扩展到企业外部,包括供应商和客户,也包括渠道;国内管理软件所能控制的范围在深化,系统不仅能实现对宏观层面的管理,还能对流程中的细节进行管理;管理软件所能适应的业务灵活性也大大增强,系统能处理各种业务模式和场景;当前管理软件还出现了众多的行业解决方案,而且针对不同的客户群推出不同的产品或解决方案。这些内容充分说明,国内管理软件的功能和企业业务是高度集成的,其应用实践已经走向成熟。

(2)在技术层面,特别是和web2.0、通信技术的融合,管理软件不仅开始和门户、搜索、即时通信、网络会议、电子邮件等互联网技术整合,而且开始和移动电话、固定电话、短信、彩信、WAP、IP电话等通信技术集成在一起。通过整合互联网和通信技术,管理软件将自己的管理触角从传统的PC扩展到了电话、手机等终端设备。更进一步,有些管理软件提供商开始将自己的管理软件和RFID、自动控制系统等设备联系在一起。这些内容表明,管理软件可以安装在企业或者管理者需要的任何位置,使用非常便捷。

成熟的管理软件意味着企业的广泛接受,那么购置适合的管理软件参与企业经营必然会成为企业的选择。

三、如何让管理者促进信息化

当管理者具备信息化现实的基础之后,企业仍然需要采取措施,创造条件引导和激励管理者,使其发挥促进和深化信息化的作用。

1 提高管理者对管理信息化的认识

尽管人们对信息化和管理信息系统不再感到新鲜,但是,就其发展的历史来看,作为一个事物,其发展还不能说达到成熟,而与之相关的理论研究就更不能与会计学等历史悠久的学科相比。因此,广大管理者对信息化的认识也就非常有限。

笔者发现,即使在大学里,很多管理类课程的老师也认为信息系统作为一个事物,就是一个计算机系统;作为一门学科,教授的内容主要就是计算机类知识。同时,国内关于管理信息系统的教材,大多是以系统开发为主要内容,而关于管理者在信息系统的构建、及使用过程中的重要作用却提及甚少。这就导致人们认为信息化与管理者的关系不大。

对于企业而言,若管理者认为信息化与自己的关系不大,势必不会积极参与到信息化的进程中去,就算软硬件设备全部安装调试到位,日后也不会达到理想的效果。

笔者认为,在国家政策推动的同时,企业可以通过对企业信息化成功案例的学习和对管理软件的体验感受,让管理者充分认识到信息化的实质,并且认识到管理者是管理软件开发商的客户,管理者有资格也有责任对管理软件提出适合的功能需求以及调整意见。只有让管理者认识到自己对信息化的重要作用,才有可能让管理者投入热情、积极参与其中。

2 提高管理者使用信息资源的能力

信息资源的含义是广义的,不仅包括能被使用与处理的与企业经营有关的所有数据和信息,还包括各种信息处理工具和信息技术、以及从事信息处理的专业人士。

正确理解信息资源的含义,不仅能让管理者使用已经收集存储在计算机或数据库中的数据,还能让他们意识到企业经营中仍有大量尚未被收集处理的信息资源,而这些由于业务的专业性和特殊性,可能只有管理者自己才能识别。所以,即使企业有现成的管理信息系统,管理者依然要自己处理一些信息。因此管理者需要提高使用信息资源的能力。

3 建立促进信息资源使用的机制

设立一些信息使用的制度和方法,鼓励、督促管理者积极使用各种信息资源,并规范其行为和操作。这些制度和方法也属于企业信息化的内容。

除了要求管理者积极使用已有的管理信息系统,比较典型的做法还有企业设置制度要求各层级以规定的电子文档或电子表格形式编写报告、以电子邮件的形式传送文件、以视频对话或者视频会议的方式进行管理之间的沟通。

 

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