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八个动作:助你持续改善ERP的终身价值

作者:喻胜发布时间:2011-09-03编辑:观辰管理员更新时间:2011-09-03 18:25

在这个充满变化的时代,企业不仅仅面临降低单价,同时还需要保证产品品质、快速出货等,企业ERP的持续改善遇到了巨大的挑战。

依照实践经验,从涉及IT部门具体动作的层面,笔者总结出8个具体动作,理清对应的工作思路,让大家做到心中有谱,具体方法胸有成竹。

1、 随时随地培训各级员工,规范操作

ERP实施完成后,培训的工作告一段落。然而随着ERP人员的变更、以及企业业务的变化,导致ERP用户遇到这样那样的问题。

有的ERP用户凭借自己对系统的初步了解,遇到问题随机应变,表面上看及时处理了工作的实际问题,但由于不规范,最后导致后续各种问题的出现。如:仓库操作过程中,一些参数选择不慎问题,导致财务数据出现错误。

因此ERP专职人员,不定期要到现场去,要随时随地培训员工,不断完善操作用户操作手册,让ERP用户依照标准的流程进行操作。这样就能保持ERP用户对系统的熟习程度在一定水准上。遇到例外问题,也会及时报告,避免擅自处理带来的冲突。

2、 搞好激励机制,充分调动公司非IT资源,关注ERP的改善

某些问题的解决可以有比较长的时间,这是持续改善最有利的条件之一。这时候就要鼓励ERP用户去研究ERP系统本身。我们可以在测试环境,变化一些参数设置,或起用一些原来未曾使用过的功能,从容不迫地解决业务中的实际问题。

其次ERP用户参与多了,解决问题的机会就会多起来。

特别是ERP用户在对业务本身很熟悉,若加上深入了解自己相关的ERP系统,提出的解决方案就会更加有效,极大弥补ERP专职人员的不足。

接下来就是及时奖励。若有条件可以设置一些小额奖金或礼品,没有条件的,口头表扬、书面表扬、邮件表扬、宣传栏的表扬也很见效。

注意让ERP用户时时刻刻有成就感,营造好了氛围,ERP想不用好都难。

3、 做好问题的小循环,树立IT威信

一个问题,总是有三个以上解决办法,我们首先看看在ERP中是否有机会,实在不行还可以依赖手工进行处理,关键就是要找到合适的方法。

其次,一个大问题,可以分解成若干小问题,能放入ERP系统的,尽量放入ERP系统,确保数据得到有效的记录,将来的统计分析就有了依靠。

最后,问题小了以后,解决的手段就会多起来,即便系统无法处理,换成手工处理,也不会导致很大的工作量。

问题得到及时处理后,我们就要及时通报相关人员,将问题进行关闭。

将问题处理小循环做好以后,大家对ERP系统的信心就会加强起来。IT专职人员的威信,也容易在员工中树立。

4、 研究业务、关注现场

在实际工作中,我们发现,一个业务的问题涉及的流程,不仅仅跨越岗位、部门,甚至有机会跨越不同的公司,因此,IT专职人员,就必须认真学习业务,从IT的角度来审视,是否有机会利用ERP系统改善现有流程。

有了方案,并不等于就有了结果。

针对实际问题,在联合相关部门基础上,IT专职人员不仅仅要从系统逻辑性角度,来分析、检查系统数据的合理性,必要时,还需要到现场检查基础数据记录的准确性、及时性,ERP数据录入的准确性、及时性。有问题就要指出来,若有必要就建立相关的标准,并进行考核。确保一线员工的执行力。

套用现在流行的管理语言就是:接触,观察,倾听,提问,渗透,影响。

5、 顺应时机,导入关联新技术,扩大ERP系统的影响

我们要敢于承认ERP系统的不足,在特定动作上,不仅仅可以依赖手工操作解决,在条件允许的情况下,也可以导入成熟的新技术,弥补ERP系统的不足。

例如:笔者的企业,就引入了BMP系统,增强了流程审核的透明度,让流程的审核更加快捷。这样,不仅有力地在公司内部树立的IT的威信,今后,还有机会在BMP与ERP系统之间做好相关接口,进一步扩大ERP系统的影响。

6、 找寻标杆企业

一山更比一山高,即便在本行业中,自己企业ERP系统用得比较好,但与其他行业的企业相比,还可以看到差距。其次可以通过IT行业定期与不定期的信息化年会,新产品推广会等,也可以了解其他企业ERP应用的实际情况,学习其好的地方,去寻找自身企业ERP系统的改善机会。

网络上的各种论坛、博客等也有很多好的ERP新知识可以分享。

凭借挖掘各种各样的标杆企业,我们就可以找到ERP持续完善的着力点。

7、 抓好重点资源的处理

企业的问题是无限的,但资源是有限的。在各种各样的ERP改善提案前,我们一定要慎重,不一定选择最重要,可以选择比较简单,见效比较快的提案先进行。有了成功的案例,不仅仅提升士气,更重要的培养一个问题解决团队,为今后解决大问题做好人力资源的准备。

最后,在关键的时候,要选择有影响力的提案发力,通过实实在在的成功案例,起到一个以点带面,开创局面的效果。特别是今后重大提案改善,所需要的高额费用申请,也因为成功的案例,容易获得高层支持。

8、 搞好企业的变革

ERP的建设本身就是一个变革,在持续改善阶段也是如此。由于各种原因,专职的IT人员要想在企业直接进行变革,那几乎是不可能的。然而在实际的操作,我们专职的IT人员可以顺势而为。例如笔者在企业中,就经常分析领导人的管理思路,符合优化方向的,就可以大力配合,在领导变更组织架构的同时,搞好ERP权限处理,理顺相关ERP管理流程,完善对应报表体系。

我们要注意搞好ERP持续完善,企业的变革晚搞比不搞好。企业ERP持续改善不是一促而就的,我们除了坚持之外,就是要有耐心等待机会。希望以上8个动作,能帮上大家的忙。

 

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