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企业实施ERP前必做三件事

作者:CIO时代发布时间:2011-09-27编辑:观辰管理员更新时间:2011-09-27 19:00

当今,越来越多的企业开始认识到,需求调研是企业在ERP系统选型以及实施ERP系统时所必须经过的一个过程。作为系统实施开题性的工作,也可以说需求调研是ERP系统规划、实施过程中最基础、最重要的工作,调研的好坏将直接影响到ERP系统实施乃至应用的效果。

从ERP系统需求调研的工作内容来看,一般可以分解为以下三件事。

第一件事,就是业务流程整理工作。

首先是跨部门的业务流程。所谓跨部门的业务流程是指需要多个部门协调工作的流程,比如一张采购订单的处理流程包括:其他部门提出采购需求,采购部门通过寻找供应商、询价后下达采购订单,供应商交货,质量部门验收,仓库收货入仓。整理跨部门业务流程的宗旨是要让业务流程有一个全局的观念,从全局入手容易辨别整个流程中的关键问题所在。

其次是部门内部的业务流程。这里是指部门内部业务的处理流程,有时也可能会牵涉到少量的跨部门流程。比如:采购订单金额为3000元以下时,采购科长即可审核;当采购金额在1万元以下时,需要采购经理审核;而采购金额达到1万元以上时,需要提交总经理批核等。各业务部门内部流程的处理是对总流程的补充和完善,通过将流程细化能从中发现现有流程的问题。一般企业ERP系统所涉及的业务流程中出现问题往往不是出现在宏观的流程结构上,而是体现在对细节的处理上。任何一个流程都不要忽略。比如,由于企业自身的问题造成设备需要修理,这时在返修的业务流程中可能会出现对相关费用支出的处理,这样的流程也都要考虑。

再次是调研讨论之后对业务流程的优化建议。在内部顾问整理出企业的整个业务流程并将之细化和归类后,就可以对企业目前的业务流程中的主要问题进行分析与讨论,并提出相应的合理建议。

最后,整理业务流程阶段的基本原则包括:全面无遗漏,要细致、具体,还要特别注意特殊与异常流程的调研与整理。

第二件事,就是原始数据单据整理工作。

一般认为,整理单据和业务流程的工作可以同时做,也可以分步来做。但实际中,考虑到数据单据可以依照完整的企业业务流程来整理,可以将原始数据、单据整理工作放在业务流程整理工作之后进行。

整理企业业务数据单据的工作包括:原始数据与单据收集、归类、重要性分析。整理出的数据与单据可以采用列表分析的形式来归纳其重要性。比如,形成“单据名称、操作人员、业务内容、处理时间、关键数据、频率”这样的表格。在此过程中需要注意以下问题:

首先是单据所涉及的部门和人员。数据与单据是结合业务流程的,如同对流程的处理。要注意单据中所涉及到的人员是否在实施ERP之后还需要涉及到,流程是否需要精简以提高效率等问题。

其次是单据所涉及的工作内容。在手工管理的时候很多单据的作用是辅助性的,或者说是可以合并的。通过对这些单据的整理可以降低单据的编写工作,从根本上降低劳动强度。当然,有些报表也可以改为查询,用户直接在ERP系统中查询就好了,不需要打印出来再给相关人员签核。

再次是数据与单据使用的频率。数据单据的使用频率往往和单据的重要性相关联,常见的是日报、周报、月报、年报。其余临时性的单据则可以在清理整顿之列。通过对使用频率的统计,可以很容易地发现多余的报表。

最后是数据与单据所涉及的内容。单据都会涉及到数据,哪些数据是必须填写的项目,哪些是可以选择的项目,哪些是关键数据,都需要在报表中一一列出。对单据内容的分析和整理是为了优化报表结构,大部分的报表可以集中到少数的报表中来,省却重复查询的麻烦。

第三件事,就是业务流程优化工作。

可以说,整个需求调研工作的目标之一就是业务流程优化。在优化业务流程之前,首先,负责人需要明白流程优化的目标,尽可能量化。比如,采购计划的下达时间缩短2个小时,仓库暂收到货物入库的时间缩短50%等等。其次,优化的过程中要充分考虑业务流程涉及到的部门和人员的意见,并尽量争取他们的配合。对于提交的优化报告,应该分析可能会遇到的问题及所建议的解决方法。

 

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