在进销存管理中经常提到红冲,那什么是红冲呢?
红冲的来历
红冲是红字冲账法的简称,又称红字更正法,是指用红字冲销或冲减原有的错误记录,以更正或调整记账错误的方法。红字冲账法按照其冲销错账的程序不同,可分为全额冲账法和差额冲账法两种。
全额冲账法是指将错账全部用红字冲销,再编制正确的记账凭证以更正错账的方法。记账以后发现记账凭证中应借、应贷的会计科目有错误时,应采用全额冲账法更正。
差额冲账法是指将多记金额予以冲减的更正方法。记账以后发现记账凭证中的应借、应贷的会计科目并无错误,仅仅是所记金额大于应记金额,应采用差额冲账法。
从上面的描述可以得出两个结论:一是红冲是在财会管理中使用的;二是红冲的目的是为了改正错误。
进销存管理中的红冲
实际上红冲也常常被用在进销存管理中,不仅用于修正单据错误,还可用于处理货到发票未到时的暂估入库,所以说,红冲是进销存管理中不可缺少的重要功能。不过需要谨慎的是红冲绝对不能滥用,虽然说红冲是进销存管理中的重要功能,但绝不能把红冲当成是万能良药到处使用。红冲其实是一剂的猛药,虽然见效快,但副作用也很大,这个副作用就是会造成成本异常。简单举例:
| 入库数量 | 入库成本单价 | 出库数量 | 出库成本单价 | 库存数量 | 库存成本 | 库存成本单价 |
2009-03-01 | 10 | 10 | 0 | 0 | 20 | 120 | 6 |
2009-03-02 | 0 | 0 | 15 | 6 | 5 | 30 | 6 |
发现入库成本单价错误,红冲该入库单,重新录入。 |
2009-03-03 | -10 | 10 | 0 | 0 | -5 | -70 | 2.5 |
2009-03-03 | 10 | 4 | 0 | 0 |
| -30 | -6 |
这里红冲之后就出现了成本异常的情况。
红冲的副作用分析
以上面的例子来说明,红冲打破了原有的时空顺序,以当前的动作来对历史发生某项入库进行修正。但是这种修正是一种局部片面的修正,没有考虑到这些历史出入库之间是存在关联性的。2009-03-01的入库单会影响2009-03-02的出库单的出库成本,如果红冲2009-03-01的入库单,按道理应同时考虑调整2009-03-02的出库单的出库成本,如果不相应调整出库单的出库成本,则必然会导致当前库存成本异常。
所以说红冲的副作用很大,在进销存管理中应慎用。而且对于进销存管理来说,红冲并不是修正单据错误的最佳方式,大多数的红冲其实是可以避免的。
如何正确使用红冲
在本文一开始就提到红冲最初是在财会管理中使用,会计记账是非常严谨的事情,出现了错误是不允许直接修改的,必须使用红冲的方式来进行修正。这种方式虽然很严谨,但带来的工作量也很大,所以为了避免出现频繁的改动调整,会计都是在月末进行统一结账,尽量预留的时间来修正错误。
话题回到进销存管理上,进销存管理也应采用会计记账的月结方式,预留时间来修正错误。在月结之前,所有单据都是可以修改和删除的;月结之后发现单据错误,才采取红冲的方式。月末结账时提供统一的成本核算,按时间先后顺序逐一核算单据成本。
目前的进销存管理软件很多,但在红冲问题的处理上差异很大。有些进销存软件没有月末重新结算成本的功能,单据一旦过账后就不允许修改和删除,只能红冲。所以企业在选择进销存软件时应多留意一下红冲问题,尽量选择带成本重算功能的进销存软件。