负库存是进销存管理中经常出现的一种异常现象，虽说是异常现象，但许多负库存并不是错误。由于产生负库存的原因复杂，且往往会造成库存成本异常，使得负库存成了进销存管理中一个无法回避难题。下面将从着重分析负库存产生的原因，并探讨进销存软件在处理负库存问题上的应对措施。
负库存产生的原因
产生负库存的原因很多，除了人为差错外，大部分是由于账面出入库与实际出入库在时间顺序上的不一致造成的。如果严格遵循先入库后出库的方式，是不会产生负库存的；但这种做法在实际经营中往往行不通，所以大多数进销存管理都会在一定范围内允许出现负库存。下面总结了产生负库存的常见原因：
先卖后买
顾客要购买的商品缺货，从附近的商家或批发商处暂借过来销售给客户，事后再补上采购入库单。这种情况下是先开销售出库单，之后才录入采购入库单的，所以在开销售出库单后，该商品的库存量就变成了负值。
暂估入库与红冲
采购商品如果货到但发票未到，这时无法正式入库，可以采取暂估入库的方式。即先估价入库，然后在月末结账时红冲该暂估入库，下月初再重新暂估入库，直到收到正式发票后入库为止。在暂估入库的月末红冲后，库存就可能变成负值。
还有一种情况就是入库单录入错误，需要红冲之后重新开新的入库单，在红冲掉旧入库单且尚未开新入库单时，库存数量就有可能出现负值。
库存报溢
实际库存数量大于账面库存数量，这时候如果按实际库存数量进行销售就可能出现负库存。
如：账面库存数量为10个，实际库存数量为15个，这时候销售出库12个，账面库存就变成了-2个。
人为差错
还有部分负库存是人为错误造成的，比如采购入库时填写数量错误，数量填少了，而实际出库时按库存实际数量出库，就可能出现负库存。
软件计算错误
有些进销存管理软件本身不完善，可能发生漏算出入库的情况，造成库存成本异常。
负库存带来的管理难题
出现负库存就意味着账面库存与实际库存之间存在差异，这种差异可能是工作差错造成，也可能是业务流程上的先后顺序颠倒（如先卖后买）导致。不管是什么原因导致负库存，这都是一种非正常的场景，在出现负库存后应仔细检查并分析原因，逐渐减少出现差错以及规范业务流程顺序。
负库存可能导致成本异常，在负库存的情况下出库，意味着当前出库的商品是将来采购入库的商品，由于是将来采购入库的商品，所以成本只能通过推测得出。而导致成本异常的根源就是这个推测的成本，如果推测的成本与将来实际采购入库商品的成本相差很大，就会严重影响库存商品的成本。如果推测的成本大于实际成本，可能导致库存商品成本偏低，甚至为负值；如果推测的成本小于实际成本，则可能导致库存商品成本偏高。
举例：
| 入库数量 |
入库金额 |
出库数量 |
出库金额 |
库存数量 |
库存金额 |
| 期初 |
10 |
50 |
|
20 |
100 |
-10 |
-50 |
| 10 |
40 |
|
0 |
-10 |
负库存的应对措施
避免人为错误
在严格按先入库后出库的情况下如果出现负库存，则说明存在人为错误。这时应仔细检查核对，找出差错并修正。
规范操作
对于库存报溢造成的负库存，可以先开报溢单，然后再开出库单，就不会出现报溢的情况了。
合理预估成本，避免成本异常
应注意负库存情况下的出库单成本，合理预估出库成本可以有效避免出现库存成本异常的情况。在估计出库成本时，应考虑将来入库成本的变化，即根据未来的入库成本来估计现在的出库成本。
使用调价单人为调整
在已经造成成本异常时，可以通过人为调整库存成本来进行修正。