观辰软件
 

咨询热线

028-61297191
 
计划任务报告——OA协同办公管理三剑客

计划任务报告——OA协同办公管理三剑客

理论篇

  • 协同三剑客

    计划、任务和报告是观辰协同办公的核心功能,我们称之为协同三剑客。掌握了协同三剑客,就可以将日常工作事务处理得井井有条。

  • 多维协同管理

    企业管理绝对不是简单的事情,面对大大小小、纷繁复杂的日常事务,如何进行合理的规划和管理,提高企业运营效率,是每个管理者都会面临的难题。观辰企业管理顾问中心通过对大量企业的管理现状进行分析,总结出一套多维协同管理理论及方法,并应用实施于数百家客户,获得了良好的效果。

    企业的各种日常事务虽然千差万别,但总结起来都具有两大管理特征:“事”和“时间”。简单地说,即要求事情不但要做好,还要按时完成。

    多维协同管理的基本思路就是以“事”和“时间”两条主线为基础来组织和管理日常事务,并辅以多种视角的核查、总结和统计。

    作为管理者来说,最关注下属以下两方面的情况:一是下属每天都做了些什么?二是下属负责的事情进展情况如何?为了及时了解这两方面的情况,管理者往往要求下属每天上交工作日报。但往往事与愿违,下属的工作日报总是敷衍了事,领导看到的都是一些套话和废话。

    多维协同管理的出色之处就在于理论与实际的完美结合,让管理理念能够真正在企业管理中运用起来,观辰管理顾问团队多年的管理实战经验在这一点上得以充分体现。

  • 计划、任务和报告概述

    计划是以“时间段”为主线来进行管理和控制,从计划上可以清晰的看到在该计划的时间段内发生的所有事项。一般用法为事前计划和事后总结,但考虑到实际情况,也允许事后补做计划。计划分为:日、周、月、季、年,一共五种计划,其中日计划带有安排性质,即兼具了日程安排的功能。下属指定计划并按时总结,上级查看下属的计划,并进行点评。

    任务是以“事”为主线来进行管理和控制,一件要做的具体的事情就是一个任务,从任务上可以清晰地看到整个事情的来龙去脉:谁负责、何时开始和结束、那些人参与、阶段进展汇报、事后总结等等。上级可以查看到下属负责的任务,并可以对任务进行点评。

    报告是从多个角度来总结和分析一段时间内的工作情况,报告的视角多样、境界高于计划和任务。报告是超脱于具体的时间段和事务,从纵览全局的角度来进行总结和分析。上级可以查看到下属的报告,并可以发言来表达自己的看法。

    总结起来就是,以计划的“时间段”维度和任务的“事”维度的二维管理模型为基础,辅之报告的多维度俯瞰式管理,就形成了观辰独特的多维协同管理实践。

    从实际应用情况来说,计划和任务之间有非常紧密联系,如何将这两者有机结合起来?并尽量避免重复记录的工作?下面的实战篇将逐一详细说明。

    实战篇

    单从“计划”和“任务”的字面理解,大家可能会觉得计划比任务大,而且任务应该是对计划的分解执行,从属于计划。这种理解其实是非常错误的,在实际管理中是行不通的。

    计划和任务并不存在从属关系,只是管理的角度不同。计划是以“时间段”为主线来进行管理和控制,而任务则是以“事”为主线来进行管理和控制。下面举一个具体的例子来说明他们之间的区别:

    主管A安排下属B撰写产品白皮书,于是主管A新增一条任务记录,写清楚产品白皮书的撰写要求,并指定下属B为负责人,如图一所示:

    (图一)


    下属B看到该任务后,估计需要三天完成,于是填写三条日计划明细安排,如图二所示:

    (图二)


    点击【添加计划明细】,进入计划明细添加页面,指定日期后保存即可,如图三所示:

    (图三)


    三条日计划明细加入后的页面如图四所示:

    (图四)
    下属B一共安排了三天来完成这个任务,27、28和30日,其中29日因为有别安排,所以间隔了一天。制订好计划明细安排后,下属B只需要按部就班地执行拟定的计划即可。


    下属B可以在工作清单的周视图中看到自己的所有日计划安排明细,如图五所示:

    (图五)

    在这个工作清单周视图中可以清晰看到一周的日计划明细,红色就表示该计划明细处于开启状态,如果计划明细关闭,则恢复为正常的颜色。下属B只要每天进入这个清单视图就可以看到当天的所有安排。


    主管A可以直接查看下属B的日计划,了解下属B的工作情况,如图六所示:

    (图六)


    在图六中,下属B共有三条日计划明细,都来自于任务。其中第一条的状态为已完成,点击链接可以查看对应的任务的详情。如果三条明细都已经完成,则下属可以对本日计划进行自我总结,并给出评分。如图七所示:

    (图七)


    主管A可以对下属B的计划进行点评,并给出评分,如图八所示:

    (图八)


    以上就是任务与计划在应用上的联动,软件提供了这样一种方便的工具,但是否能够有效运用,还取决于使用工具的人。以观辰管理顾问多年的实施经验来说,一种新管理模式的推广运用都不是一件简单的事,这需要企业从上层到基层各个方面的配合和努力。


    要用好任务和计划功能,除了贵在坚持之外,还需要建立起有效的沟通和反馈机制。换句话说,下级要坚持写计划和任务,上级也一定要抽出时间来点评下级的计划和任务。只有建立起这样一种良性的循环,上下级之间的沟通障碍就会自然消除,管理也会顺利自然地变得简单起来。

  • 观辰软件 版权所有 © 2003-2015